Secretaría General

Objetivo:

APOYAR AL MINISTRO – SECRETARIO EJECUTIVO DE LA INSTITUCIÓN, COORDINANDO EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LAS UNIDADES ORGANIZACIONALES DE LA SENAVITAT Y CLASIFICANDO LAS DOCUMENTACIONES INTERNAS O EXTERNAS PROVEÍDOS POR MESA DE ENTRADA.

Funciones Generales:

Controlar y ejecutar las actividades del sector conforme a las disposiciones y reglamentaciones vigentes.

Supervisar las actividades realizadas por el sector, de acuerdo a los objetivos y políticas establecidas por la institución y los recursos (humanos, materiales, y tecnológicos) disponibles.

Controlar que los datos y/o informaciones se encuentren al día con la carga de los datos requeridos a los efectos de contar con un buen sistema de información que facilite la toma de decisiones.

Controlar que todos los documentos dirigidos al sector sean tramitados en la brevedad posible.

Realizar los informes referentes a las gestiones efectuadas por la dirección, anexando la documentación pertinente.

Participar de las reuniones de trabajo cuando sea convocado a ellas.

Atender todas las consultas de los demás sectores de la institución y de terceros.

Controlar la ejecución de los procesos, los trámites y expedientes que ingresan al departamento conforme a las normativas vigentes

Controlar la utilización de los módulos informáticos habilitados en el sector.

Controlar que las normativas y reglamentaciones, establecidas en las leyes, decretos, resoluciones, anexos y circulares emitidos a nivel gobierno sean utilizadas dentro de los procedimientos de la dirección.

Funciones Específicas:

Refrenda con su firma todas las resoluciones, documentaciones, reglamentaciones y normativas institucionales conjuntamente con el sr. ministro-secretario ejecutivo.

Supervisa las documentaciones para la elaboración de notas, constancias, contratos, convenios y resoluciones de la secretaria ejecutiva y los expedientes que ingresan y que son remitidos por mesa de entrada

Analiza las documentaciones presentadas por las demás dependencias de la institución e informa al ministro – secretario ejecutivo al respecto.

Supervisa el adecuado sistema de archivo de las documentaciones pertenecientes a los diferentes sectores de la institución

Recepciona y analiza documentaciones enviadas por otras instituciones para su posterior remisión a dependencias donde serán procesadas.

Coordina la autenticación de copias de documentos a ser destinados a otras dependencias de la institución, así como a otras instituciones públicas o privadas.

Atiende el correcto procesamiento de las documentaciones remitidas al ministro – secretario ejecutivo de las diferentes áreas de la institución para la suscripción correspondiente.

Elabora notas e informes, para diferentes instituciones públicas, privadas e internacionales.

Organiza, controla y administra el flujo de información, atendiendo la actualización del archivo de la secretaria general.

Mantiene informado al ministro – secretario ejecutivo de todo lo relacionado con la institución.

Refrenda con su firma las reglamentaciones de la instrucción