Dirección General de Gabinete

Objetivo

PLANIFICAR, ORGANIZAR, DIRIGIR Y DESARROLLAR ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS, SIENDO EL NEXO DIRECTO ENTRE LA SECRETARÍA EJECUTIVA Y DEMÁS DEPENDENCIAS DE LA INSTITUCIÓN.

Tareas Generales

Planificar y programar las actividades del sector conforme al plan estratégico institucional.

Planificar conjuntamente con todos los afectados las actividades a ser realizadas por el sector, de acuerdo a los objetivos y políticas establecidos por la institución y los recursos (humanos, materiales, y tecnológicos) disponibles.

Determinar conjuntamente con los directores los datos y/o informaciones que deben generar los distintos sectores a los efectos de contar con un buen sistema de información que facilite la toma de decisiones, así como el control de las actividades de la institución.

Orientar, coordinar, dirigir y controlar las actividades de los sectores a su cargo, conforme con las normas, reglamentaciones y procedimientos vigentes.

Autorizar los pedidos de materiales y útiles de oficina, conforme con las normas y procedimientos establecidos.

Controlar que todos los documentos dirigidos a los sectores al cargo sean tramitados en la brevedad posible.

Mantener informada a la secretaría ejecutiva y, a través de ella, a las instancias correspondientes, referente a las gestiones efectuadas por esta dirección general, registrando la documentación pertinente.

Realizar reuniones de trabajo con los directores, jefes y responsables de los sectores.

Preparar las informaciones para la memoria anual de la institución relativo a su área y presenta a donde corresponda, en la forma y tiempo establecido.

Atender las consultas de los demás sectores de la institución y de terceros dentro de las funciones que le competen

Se mantiene informado respecto de las actividades y novedades de los sectores, a través de los informes respectivos.

Realizar toda otra actividad dispuesta por el superior, dentro del área de su competencia.

Resolver sobre los trámites y expedientes sometidos a su consideración, conforme a las normas y procedimientos vigentes

Controlar la utilización de los módulos informáticos habilitados en el sector.

Tomar conocimiento de las normativas y reglamentaciones, establecidas en las leyes, decretos, resoluciones, anexos y circulares emitidos a nivel gobierno.

Establecer mecanismos de coordinación con otras áreas afines o complementarias, según requerimientos del caso.

Cumplir con los procedimientos, diagramas, flujogramas, formularios, establecidos en la institución, que afecten al sector.

Sugerir modificaciones a los procesos, manuales de funciones y cargos establecidos.

Tareas Especificas del Cargo

Gestionar el agendamiento de las actividades oficiales de la secretaria ejecutiva con las diferentes entidades del estado conjuntamente con la secretaria privada.

Coordinar la difusión de todo tipo de información acerca de la institución para su publicación a través de los medios de comunicación, con la aprobación de la máxima autoridad.

Supervisar la optimización de los recursos informáticos y tecnológicos, facilitando a las unidades organizacionales las herramientas necesarias para el buen desempeño de sus tareas.

Supervisar el cumplimiento de los estándares tecnológicos relacionados con las medidas de seguridad de la información.

Coordinar la organización para la ejecución de eventos nacionales e internacionales de la senavitat

Establecer los procesos de racionalización administrativa, analizar y sugerir mejoras a la estructura organizativa de la institución, así como proponer los métodos y procedimientos para optimizar en forma continúa la gestión operativa y administrativa

Coordinar la autenticación de copias de documentos a ser destinados a otras dependencias de la institución, así como a otras instituciones públicas o privadas.
gestionar conjuntamente con la secretaria privada de la secretaría ejecutiva la reserva, adquisición de pasajes, hoteles, estadías, para asistencia del ministro – secretario ejecutivo y/o funcionario designado a eventos que son de interés institucional.
Acompañar al ministro – secretario ejecutivo en gestiones ante otras instituciones.
Mantener informado al ministro – secretario ejecutivo de todo lo relacionado con la institución.